Przyjazne biura dla pracowników, czyli jakie?

Po czterech latach pracy zdalnej wiadomo już, jakie muszą być biura, aby ludzie chcieli w nich pracować. I dlaczego to lepsze rozwiązanie niż praca z domu.

Praca hybrydowa to już standard – aż 92% osób pracujących przynajmniej częściowo zdalnie oczekuje nadal takiej możliwości. Skoro po blisko czterech latach liczba chętnych do pracy z domu nie spada, naturalne są coraz większe wątpliwości co do dalszego sensu istnienia przestrzeni biurowych. Badania wskazują jednak, że praca z biura może pozytywnie wpływać na dobrostan, relacje społeczne i efektywność pracowników. Niemniej jednak, by ich zachęcić i zatrzymać, muszą oferować nową jakość – twierdzą analitycy ThinkCo w raporcie „Przyjazne biura. Przewodnik po budynkach, w których chce się pracować”.

Przed wybuchem pandemii odsetek realnie zajętych stanowisk pracy w biurach wynosił w Europie średnio ok. 70%, a na początku 2023 roku już tylko 55%. Rodzi to pytanie o sens wynajmu powierzchni biurowych, które dopiero dziś zaczynamy traktować poważnie, mimo że pojawiały się od pierwszego dnia pandemii. - Cztery lata pracy zdalnej i hybrydowej to dość długo, by poznać skutki zarówno społeczne, jak i biznesowe, bo niebawem skończą się nawet te umowy najmu, które zawarto na początku 2020 roku - podkreśla Tomasz Bojęć, Partner Zarządzający w ThinkCo.

Dodaje przy tym, że przeprowadzone analizy dowodzą, iż firmy istotnie zmniejszyły wolumeny wynajmów oraz że zmianie uległy oczekiwania odnośnie do standardów zarówno powierzchni biurowej, jak i całego budynku. Okazuje się bowiem, że mniejsze obłożenie nie jest dowodem na to, że biura przestały być potrzebne, a że zmieniła się ich rola – stały się, bardziej niż kiedykolwiek, istotną przestrzenią spotkań, pracy zespołowej i budowania relacji, a jednocześnie dla wielu - miejscem, która umożliwia im mniej lub bardziej doraźną pracę w skupieniu, z dala od domowego, rodzinnego zgiełku.

Jakie powinno być przyjazne biuro?

Zalety pracy zdalnej są dziś bezdyskusyjne, 52% badanych twierdzi nawet, że jest ona zdecydowanie bardziej efektywna. Pracując z domu, dłużej śpimy, nie tracimy czasu na dojazdy, mamy więcej kontroli nad sposobem i miejscem wykonywania zadań. Tym niemniej w morzu zalet praca zdalna ma też pewne wady, którym należy przeciwdziałać. Realizowane na przestrzeni blisko dekady badania dowodzą, że długotrwała praca zdalna może przynosić także negatywne skutki dla naszego dobrostanu psychicznego i źle wpływać na kształtowanie zachowań społecznych, nawet u dojrzałych ludzi. Co gorsza, objawy tych problemów mają charakter składowy, co oznacza, że zauważymy namacalne konsekwencje problemu dopiero wtedy, gdy będzie już za późno, aby im przeciwdziałać.

Rozwiązaniem nie jest jednak przymusowy powrót do biur, bo z firm, które wybierają taki scenariusz, pracownicy odchodzą, szukając u konkurencji większej elastyczności. Coraz częściej nie chcą też pozostawać w firmach, które pozwalają na tryb hybrydowy w systemie zmianowym, gdzie konkretne dni pracy w biurze są z góry narzucone. Potrzebujemy więc biur na tyle przyjaznych pracownikom, by sami chcieli do nich przychodzić i funkcjonować w systemie hybrydowym, czerpiąc namacalne korzyści z oferowanych w nich warunków. Autorzy raportu analizując pojęcie “przyjaznych biur” rozpoznali cztery warunki, jakie powinny spełniać biura atrakcyjne dla firm oraz ich pracowników – muszą być ergonomiczne, prospołeczne, dobrze zarządzane i odpowiedzialne.

– Biura powstały między innymi po to, abyśmy mieli możliwość oddzielenia życia prywatnego od pracy. Nasze życie ewoluuje jednak w niezwykle szybkim tempie, natomiast projektowanie biur w dużym stopniu nie zmieniało się od połowy XX wieku. Przy wszystkich bezdyskusyjnych wadach pandemii to jedno można uznać za zaletę: w końcu firmy miały czas pochylić się nad rolą biura z odpowiednią refleksją i dzięki temu dziś zaczynamy projektować powierzchnie zupełnie inaczej, znacznie lepiej odpowiadając na potrzeby pracowników – twierdzi Damian Łuczkowski z IKEA.

Idealne warunki do pracy i budowania relacji

Biuro wygodne to takie, które odpowiada zarówno naszym potrzebom fizycznym jak i psychicznym – dbając przy tym nie tylko o wygodną pozycję przy biurku, ale też o komfort termiczny, akustyczny czy wizualny. Dobre biuro powinno także oferować odpowiednie warunki do pracy osobom neuroróżnorodnym, które wnoszą do organizacji znaczącą wartość dodaną wynikającą z niestandardowego podejścia do rozwiązywania problemów, ale by ją w pełni wykorzystywać potrzebują często także odpowiednich warunków do pracy. Dotyczy to zarówno organizacji przestrzeni, jak też samego wykończenia, bo zarówno osoby ze spektrum, jak i z ADHD niejednokrotnie inaczej reagują na dźwięki, kolory czy faktury.

– Praca w biurze ma wiele zalet, jednak do ich przetestowania wiele osób potrzebuje wyraźnej motywacji: wygodnych stanowisk i różnorodnych przestrzeni do pracy, rozbudowanego zaplecza usługowo-handlowego czy sportowo-regeneracyjnego. Ułatwiając pracownikom życie codzienne, pozwalamy im skupić się na tym, co naprawdę istotne. Jednocześnie dbając o wysoki komfort ich pracy, a tym samym zdrowie psychiczne i fizyczne, przyczyniamy się do lepszych rezultatów i niższej rotacji – zarówno w firmie, jak i w przestrzeniach biurowych – komentuje Jerzy Brodzikowski z CIC Warsaw.

Drugim istotnym aspektem przyjaznego biura jest prospołeczność, czyli taka jego organizacja, która sprzyja budowaniu relacji między pracownikami. Brak relacji ze współpracownikami odbiera nam poczucie sensu i sprawczości, a dla firm oznacza mniejsze przywiązanie pracowników do organizacji i większą rotację. – Pracownicy chętniej wybierają bowiem pracę w organizacjach, które umożliwiają im pracę w najlepszych biurowcach – czyli takich, które są funkcjonalne, dobrze wpisują się w tkankę urbanistyczną, znajdują się w otoczeniu szerokiego wachlarza usług oraz technicznie są tak zrównoważone, by nie przynosić nadmiernej szkody środowisku. Takie zielone biura wykazują się wzrostem wydajności pracowników o 26%, a aż 93% pracujących w nich osób odczuwa lepsze samopoczucie i większe zadowolenie z wykonywanej pracy – tłumaczy Tomasz Bojęć z ThinkCo.

Źródło: ThinkCo

10.01.2024

Tagi: przyjazne biura, aranżacja, praca hybrydowa